Fechamento de balanço – Documentos para a contabilidade

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Vamos listar quais são os documentos que o contador precisa para fazer a escrituração contábil, envolvendo mudanças patrimoniais e financeiras, e registrar as movimentações fiscais do negócio.

Notas fiscais

Os documentos fiscais são os registros oficiais do faturamento da empresa. Além disso, também comprovam compras, despesas e movimentações de impostos.

Vale lembrar que não é preciso imprimir todas as vias de notas transmitidas e recebidas ou enviar cópias digitalizadas. Basta fornecer uma cópia dos arquivos XML para que os profissionais os importem para os programas que elaboram as obrigações contábeis e fiscais.

CONTAS e cópias de despesas diversas

Água, luz, telefone, internet e aluguel, por exemplo, são despesas que não geram notas fiscais e arquivos XML, mas precisam ser lançadas na contabilidade. Logo, os comprovantes das contas que citamos e de todas as outras possíveis precisam ter cópias enviadas ao contador. Lembrando que são sempre as que estão em nome da EMPRESA.

BOLETOS QUITAÇÃO FORNECEDORES

Muito importante o contador ter estes documentos em mão, pois possibilita o registro de pagamento na efetiva data, registrando os eventuais descontos e juros.

Extratos bancários

Extratos são muito importantes para a manutenção da contabilidade.

Apesar de eles conterem movimentações que já são registradas por outros documentos, são essenciais pelas seguintes razões:

  • Realização da conciliação bancária;
  • Informe de despesas e receitas financeiras, como ganho de rendimentos em aplicações e pagamentos de tarifas bancárias.

Cópias de pagamentos de impostos, encargos trabalhistas e documentos quitação funcionários.

Esses comprovantes servem para que o contador lance os pagamentos de obrigações e deixe-as liquidadas.

Com as cópias, o contador ainda consegue identificar datas e valores relativos a impostos e encargos e o que possivelmente foi pago em multas e juros, números que exigem lançamentos individualizados. Todos esses dados são obrigatórios em lançamentos, não apenas origem, destino e totais.